Para pelaku perdagangan biasa melakukan surat menyurat. Surat yang digunakan dalam kegiatan biasanya dinamakan surat dagang atau surat niaga. Beberapa jenis surat dalam perdagangan antara lain surat perkenalan, permintaan barang, penawaran, pesanan, pemberitahuan pengiriman barang, pengaduan, jawaban pengaduan, pengiriman pembayaran, penagihan, penangguhan pembayaran, dan surat jawaban penangguhan pembayaran. Dalam tulisan ini hanya akan membahas macam surat dalam perdagangan, yaitu surat permintaan, surat penawaran, dan perjanjian kerja sama.
Ketika kita akan menulis surat dagang ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menulis surat dagang, antara lain : menetapkan tujuan menulis surat, menetetapkan isi surat : yaitu nama dan jenis barang, merk dan kualitas barang, dan banyak barang yang diminta, penetapan tata urutan isi surat, menyelesaikan setiap bagian isi surat satu persatu, hindari penggunaan singkatan, dan perhatikan tanda baca dan ejaan yang ada dalam surat.
1. Surat Permintaan
Surat permintaan adalah surat yang dibuat oleh calon pembeli yang dikirimkan kepada penjual yang isinya tentang permintaan informasi mengenai harga, syarat jual beli, dan katalog dari barang atau jasa tertentu yang dibutuhkan. Ketika calon pembeli meminta keterangan mengenai barang dan jasa yang akan dibeli, maka akan ada repon dari penjual untuk menerangkan hal – hal apa yang ingin diketahui oleh calon pembeli. Surat permintaan dibuat dalam bahasa yang sederhana tetapi isinya harus jelas agar penjual mengetahui secara pasti, apa yang diinginkan oleh calon pembeli. Berikut ini contoh surat permintaan.
Nomor : 27 /PT-MJ/XII/14 Bandung, 12 Desember 2014
Lampiran : 1 (satu) berkas
Hal : Permintaan
Kepada
Yth. Kepala Bagian Penjualan
PT Untung Terus
Jalan Merbabu No 17 Malang
Melalui surat ini kami ingin menyampaikan, bahwa kami akan segera membuka sebuah Warung Internet (Warnet) di Ruko Rancamaya, Jalan Belibis, No.25 Bandung. Oleh karena itu, kami membutuhkan; 1) 20 unit computer; 2) 1 unit printer ; 3) 1 unit scanner, sesuai yang Saudara tawarkan pada iklan harian Bandung Post tanggal 12 November 2014.
Sehubungan dengan hal tersebut, kami mohon kepada Saudara untuk mengirim brosur, daftar harga, dan buku petunjuk teknisnya. Selain itu, mohon penjelasan tentang: 1) syarat pembayaran, 2) syarat penyerahan barang, dan 3) potongan harga.
Kami tunggu balasan Saudara selekasnya. Atas perhatian dan kerja sama yang baik, kami menyampaikan terima kasih.
Hormat saya,
Pimpinan PT. Maju Jaya
Wildan Reza
Unsur-unsur Surat Permintaan
Unsur-unsur surat penawaran antara lain: kepala surat, tempat dan tanggal pembuatan surat, nomor surat, lampiran, perihal, alamat yang dituju, salam pembuka, isi surat (pembuka, inti, penutup), salam penutup, dan tanda tangan dan nama terang pembuat surat
2. Surat Penawaran
Surat penawaran merupakan surat balasan dari surat permintaan penawaran. Surat penawaran isinya menyampaikan inormasi tentang segala produk yang calon pembeli inginkan seperti merek produk, harga, kualitas, cara pembayaran, pengiriman barang dan lain-lain. Berikut ini merupakman contoh surat penmawaran.
Nomor : 013/KT/XII/2014 Jayapura, 12 Desember 2014Lampiran : 1 (satu) berkas
Hal : Penawaran harga
Yth.
Bapak Edo
Kepala Bagian Pembelian PT Pustaka Jaya
Jalan Percetakan Negara No. 24, Jakarta
Dengan hormat,
Memenuhi surat permintaan penawaran perusahaan Anda Nomor 24/PI/XII/14 pada tanggal 12 November 2014, kami dari CV Komputer Tokcer mengajukan penawaran penyediaan alat komputer dan perangkat penunjang dengan perincian sebagai berikut.
Demikianlah penawaran harga dari kami.
Catatan:
Kepala Bagian Penjualan
Susanto Wijaya
Ketika kita akan menulis surat dagang ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menulis surat dagang, antara lain : menetapkan tujuan menulis surat, menetetapkan isi surat : yaitu nama dan jenis barang, merk dan kualitas barang, dan banyak barang yang diminta, penetapan tata urutan isi surat, menyelesaikan setiap bagian isi surat satu persatu, hindari penggunaan singkatan, dan perhatikan tanda baca dan ejaan yang ada dalam surat.
1. Surat Permintaan
Surat permintaan adalah surat yang dibuat oleh calon pembeli yang dikirimkan kepada penjual yang isinya tentang permintaan informasi mengenai harga, syarat jual beli, dan katalog dari barang atau jasa tertentu yang dibutuhkan. Ketika calon pembeli meminta keterangan mengenai barang dan jasa yang akan dibeli, maka akan ada repon dari penjual untuk menerangkan hal – hal apa yang ingin diketahui oleh calon pembeli. Surat permintaan dibuat dalam bahasa yang sederhana tetapi isinya harus jelas agar penjual mengetahui secara pasti, apa yang diinginkan oleh calon pembeli. Berikut ini contoh surat permintaan.
PT. Maju Jaya
Jalan Buah Batu No.1, Bandung
Lampiran : 1 (satu) berkas
Hal : Permintaan
Kepada
Yth. Kepala Bagian Penjualan
PT Untung Terus
Jalan Merbabu No 17 Malang
Melalui surat ini kami ingin menyampaikan, bahwa kami akan segera membuka sebuah Warung Internet (Warnet) di Ruko Rancamaya, Jalan Belibis, No.25 Bandung. Oleh karena itu, kami membutuhkan; 1) 20 unit computer; 2) 1 unit printer ; 3) 1 unit scanner, sesuai yang Saudara tawarkan pada iklan harian Bandung Post tanggal 12 November 2014.
Sehubungan dengan hal tersebut, kami mohon kepada Saudara untuk mengirim brosur, daftar harga, dan buku petunjuk teknisnya. Selain itu, mohon penjelasan tentang: 1) syarat pembayaran, 2) syarat penyerahan barang, dan 3) potongan harga.
Kami tunggu balasan Saudara selekasnya. Atas perhatian dan kerja sama yang baik, kami menyampaikan terima kasih.
Hormat saya,
Pimpinan PT. Maju Jaya
Wildan Reza
Unsur-unsur Surat Permintaan
Unsur-unsur surat penawaran antara lain: kepala surat, tempat dan tanggal pembuatan surat, nomor surat, lampiran, perihal, alamat yang dituju, salam pembuka, isi surat (pembuka, inti, penutup), salam penutup, dan tanda tangan dan nama terang pembuat surat
2. Surat Penawaran
Surat penawaran merupakan surat balasan dari surat permintaan penawaran. Surat penawaran isinya menyampaikan inormasi tentang segala produk yang calon pembeli inginkan seperti merek produk, harga, kualitas, cara pembayaran, pengiriman barang dan lain-lain. Berikut ini merupakman contoh surat penmawaran.
CV Komputer Tokcer
Jalan Hardisk No. 24, Jayapura
Nomor : 013/KT/XII/2014 Jayapura, 12 Desember 2014Lampiran : 1 (satu) berkas
Hal : Penawaran harga
Yth.
Bapak Edo
Kepala Bagian Pembelian PT Pustaka Jaya
Jalan Percetakan Negara No. 24, Jakarta
Dengan hormat,
Memenuhi surat permintaan penawaran perusahaan Anda Nomor 24/PI/XII/14 pada tanggal 12 November 2014, kami dari CV Komputer Tokcer mengajukan penawaran penyediaan alat komputer dan perangkat penunjang dengan perincian sebagai berikut.
- 20 unit komputer @ Rp5.000.000 = Rp100.000.000
- 1 unit printer HP 2430 @ Rp8.000.000 = Rp8.000.000
- 1 unit scanner Umax = Rp800.000
Demikianlah penawaran harga dari kami.
Catatan:
- Spesifikasi komputer terlampir (RAM, motherboard, processor, hardisk, dan lain-lain.).
- Harga penawaran belum termasuk biaya pemasangan instalasi.
- Harga tersebut sudah termasuk install software (Microsoft Office & Windows Vista) orisinal.
Kepala Bagian Penjualan
Susanto Wijaya
Unsur-unsur Surat Penawaran
Jika kita perhatikan ternyata unsur-unsur yang ada dalam surat penawaran sama dengan surat permintaan yaitu kepala surat, tempat dan tanggal pembuatan surat, nomor surat, lampiran, perihal, alamat yang dituju, salam pembuka, isi surat (pembuka, inti, penutup), salam penutup, dan tanda tangan dan nama terang pembuat surat
3. Surat Pernjanjian Jual Beli
Surat perjanjian jual beli merupakan surat yang berisi persetujuan yang mengikat antara dua pihak / lebih. Dengan surat perjanjian Jual – Beli kedua belah pihak harus menepati janji yang telah disepakati. Bila ada satu pihak yang mengingkari janji atu pihak lainnya berhak menggugat kepada yang berwenang. Berikut ini contoh surat perjanjian jual beli.
Selaku pihak kesatu, selanjutnya disebut penjual, dan
Selaku pihak kedua, selanjutnya disebut pembeli.
Pada hari ini Jum'at 12 Desember 2014 telah bermufakat dan menerangkan hal-hal sebagai berikut.
Pasal 1
Penjual menjual rumah yang terletak di Jalan Kosambi Baru No. 87, Kelurahan Duri Kosambi, Cengkareng, Jakarta Barat yang diketahui benar oleh pembeli.
Pasal 2
Dalam jual beli ini termasuk pula penyerahan dalam hal ini penerimaan hak milik penjual atas rumah tersebut dalam Pasal 1.
Pasal 3
Perjanjian jual beli ini disepakati dengan harga Rp.280.000.000 (dua ratus delapan puluh juta rupiah). Jumlah tersebut akan dibayarkan secara tunai oleh pembeli kepada penjual pada waktu penandatanganan surat perjanjian ini, dengan tanda terima/kuitansi tersendiri yang disaksikan oleh beberapa orang saksi, dan selanjutnya penjual menyerahkan semua surat rumah kepada pembeli.
Pasal 4
Segala tunggakan pajak dan lain-lain hingga saat ini adalah tanggung jawab penjual.
Pasal 5
Penjual memberi jaminan kepada pembeli, apabila ternyata pada kemudian hari terjadi hal-hal atau gugatan dari pihak lain atas rumah tersebut dalam Pasal 1.
Pasal 6
Pembaliknamaan (persil) yang dipersoalkan dalam perjanjian ini termasuk segala ongkos-ongkos atau biaya yang diperlukan merupakan beban pembeli.
Pasal 7
Sejauh diperlukan, penjual dengan ini memberi kuasa yang merupakan bagian yang tidak dapat dipisahkan dari perjanjian ini dan dengan hak substitusi kepada pembeli untuk mengurus perizinan jika ada, dalam hal ini pembaliknamaan yang bersangkutan atas nama penjual.
Pasal 8
Kedua belah pihak berjanji tidak akan membawa atau memperselisihkan ke muka pengadilan sebelum diusahakan sedapat mungkin untuk menyelesaikan perselisihan secara damai.
Pasal 8
Kedua belah pihak berjanji tidak akan membawa atau memperselisihkan ke muka pengadilan sebelum diusahakan sedapat mungkin untuk menyelesaikan perselisihan secara damai.
Pasal Penutup
Perjanjian ini dibuat dan ditandatangani dalam rangkap dua yang dua-duanya mempunyai kekuatan yang sama.
Unsur-unsur Surat Perjanjian Jual Beli
Unsur – unsur Surat perjanjian Jual – Beli antara lain :
Jika kita perhatikan ternyata unsur-unsur yang ada dalam surat penawaran sama dengan surat permintaan yaitu kepala surat, tempat dan tanggal pembuatan surat, nomor surat, lampiran, perihal, alamat yang dituju, salam pembuka, isi surat (pembuka, inti, penutup), salam penutup, dan tanda tangan dan nama terang pembuat surat
3. Surat Pernjanjian Jual Beli
Surat perjanjian jual beli merupakan surat yang berisi persetujuan yang mengikat antara dua pihak / lebih. Dengan surat perjanjian Jual – Beli kedua belah pihak harus menepati janji yang telah disepakati. Bila ada satu pihak yang mengingkari janji atu pihak lainnya berhak menggugat kepada yang berwenang. Berikut ini contoh surat perjanjian jual beli.
SURAT PERJANJIAN
Yang bertanda tangan di bawah ini,| Nama | : Maman Nurjaman |
| Alamat | : Jalan. Kosambi Baru No. 87, Jakarta Barat |
| Pekerjaan | : Karyawan Swasta |
| Nama | : Miftahul Huda |
| Alamat | : Jalan. Kosambi Baru No. 87, Jakarta Barat |
| Pekerjaan | : Karyawan Swasta |
Pada hari ini Jum'at 12 Desember 2014 telah bermufakat dan menerangkan hal-hal sebagai berikut.
Pasal 1
Penjual menjual rumah yang terletak di Jalan Kosambi Baru No. 87, Kelurahan Duri Kosambi, Cengkareng, Jakarta Barat yang diketahui benar oleh pembeli.
Pasal 2
Dalam jual beli ini termasuk pula penyerahan dalam hal ini penerimaan hak milik penjual atas rumah tersebut dalam Pasal 1.
Pasal 3
Perjanjian jual beli ini disepakati dengan harga Rp.280.000.000 (dua ratus delapan puluh juta rupiah). Jumlah tersebut akan dibayarkan secara tunai oleh pembeli kepada penjual pada waktu penandatanganan surat perjanjian ini, dengan tanda terima/kuitansi tersendiri yang disaksikan oleh beberapa orang saksi, dan selanjutnya penjual menyerahkan semua surat rumah kepada pembeli.
Pasal 4
Segala tunggakan pajak dan lain-lain hingga saat ini adalah tanggung jawab penjual.
Pasal 5
Penjual memberi jaminan kepada pembeli, apabila ternyata pada kemudian hari terjadi hal-hal atau gugatan dari pihak lain atas rumah tersebut dalam Pasal 1.
Pasal 6
Pembaliknamaan (persil) yang dipersoalkan dalam perjanjian ini termasuk segala ongkos-ongkos atau biaya yang diperlukan merupakan beban pembeli.
Pasal 7
Sejauh diperlukan, penjual dengan ini memberi kuasa yang merupakan bagian yang tidak dapat dipisahkan dari perjanjian ini dan dengan hak substitusi kepada pembeli untuk mengurus perizinan jika ada, dalam hal ini pembaliknamaan yang bersangkutan atas nama penjual.
Pasal 8
Kedua belah pihak berjanji tidak akan membawa atau memperselisihkan ke muka pengadilan sebelum diusahakan sedapat mungkin untuk menyelesaikan perselisihan secara damai.
Pasal 8
Kedua belah pihak berjanji tidak akan membawa atau memperselisihkan ke muka pengadilan sebelum diusahakan sedapat mungkin untuk menyelesaikan perselisihan secara damai.
Pasal Penutup
Perjanjian ini dibuat dan ditandatangani dalam rangkap dua yang dua-duanya mempunyai kekuatan yang sama.
| Penjual | Jakarta, 12 November 2014 Pembeli | |
| Mamam Nurjaman | Miftahul Huda | |
| Saksi Sulaiman Sakieb | ||
Unsur – unsur Surat perjanjian Jual – Beli antara lain :
- Judul surat
- Identitas kedua pihak, yaitu pihak penjual dan pihak pembeli.
- Isi surat perjanjian jual beli adalah pasal-pasal yang berisi hak dan kewajiban yang harus dilakukan oleh penjual dan pembeli.
- Titimangsa (tempat dan tanggal) pembuatan surat perjanjian.
- Bagian akhir dicantumkan tanda tangan penjual dan pembeli yang disertai dengan materai secukupnya. Jika perlu ditandatangani oleh saksi-saksi.
